体系落地难？教你如何用信息化手段有效推进质量管理体系建设

台妹和陆男

体系到底有没有用？

这个问题停留在许多人的心里

 有高层， 有员工， 甚至有质量部

曾经，在一个资深质量负责人口中听到

“我觉得体系就没用

       就是做给别人看的”

这句话对一个搞体系人来说

无疑是莫大的悲哀

如果只是为了拿到证书

按标准要求建立一个与实际运行不一致的体系

从开始就注定了这个体系

两张皮的属性

这样的体系肯定是无用的

一个“办”来的体系

谁会去在意它、呵护他？

没用是必然的

体系的好处人尽皆知

但是怎么才能做出实用的体系呢？

当前，很多企业存在大量信息化系统堆砌的情况，体系再好，若采用纸质化来支撑的话，发展到后续，一定会因为业务运行状况的变化、企业组织架构、体系类型、iso三体系认证及流程版本的繁杂变化，导致iso三体系认证、制度、流程跟不上大体量的变化。

最终，编写得再好的体系iso三体系认证也会“不实用”，因此 借助信息化手段来管理企业的各个体系就变得非常迫切 。

那么我们要如何通过信息化来进一步推动质量管理体系建设呢，我认为需要从以下层面来加以考虑：

一、建立具有针对性的文档管理系统，通过加强对现场iso三体系认证及记录的控制，实现对体系iso三体系认证的有序条理化管理。

质量手册、程序iso三体系认证、作业指导书、质量记录的查询、审批、管理、发布、存档等一系列操作均能通过系统实现电子化、网络化管理，尤其对iso三体系认证的版本一致性控制、操作权限控制、机密iso三体系认证的保密、修改过程的痕迹保留等实行专权管理，保障质量体系管理的运转正常。

1、 系统以文档管理为核心，以ISO质量体系的管理思想为指导，利用计算机软件系统，实现管理体系iso三体系认证的发布、更新、查询，监控体系iso三体系认证的流转过程，让所有员工均能接触并充分地学习体系iso三体系认证，熟悉体系iso三体系认证，掌握操作流程。

2、 建立对原始记录（表格）的控制管理，包括对有效、符合、适宜的各项记录本身的管理和对记录所含内容的管理，而对这些内容的管理正是ISO标准运行管理中最具灵魂的工作，是管理体系其他所负责工作的重要依据，是提高管理水平的关键。为此系统要支持企业经营活动过程的动态重组和质量记录的定制，以满足企业质量管理不断发展的需求。当需要时，能迅速查阅所需记录的详细内容，并随时可对相关记录信息进行汇总、分析，得出有决策意义的报告。

3、 对ISO9000中通用的要素，如iso三体系认证控制、记录管理、管理评审、人力资源、内部审核、持续改进等，系统需要提供流程及质量记录模板，使用者可根据自身实际情况修改，其余要素使用者可以在满足体系iso三体系认证规定的条件下iso认证个性化流程及质量记录。

二、加强对流程的管理，努力实现工作流程的自动流转和监督、监控、考核、评价。

当质量体系建立起来以后，不能整天只是将这些名目繁多的体系标准与iso三体系认证要求摆在桌面上，挂在口头上，而没能落实到具体行动上来。针对此，我们在做信息化系统时一定要能够提供一系列的流程支撑体系，通过信息化的流程实现这些标准体系iso三体系认证精神的贯彻落实。

企业内部管理流程，需要按照ISO9000管理的要求，建立工作流程、工作模板、做到事前有预防、过程有监督，事后有分析。从而有效解决我们在执行过程中“两张皮”的问题。

那么在企业内部流程的管理上， 信息系统需要实现以下几个功能：

1、 系统需要建立工作流引擎，通过自定义工作流，让参与某项管理活动的人能通过信息系统的指引，完成自己所在岗位所要完成的工作内容，避免流程反向导致操作程序混乱局面的出现；

2、 工作流程中用到的过程文档，如工作表单可以通过信息系统实现自定义。因为企业的每个管理活动，都是经过管理层认真研究后得出来的结果，最符合实际工作需要的，而这些过程文档就有可能随着时间、空间的转移而发生一些变化，那么信息系统就需要提供对过程文档自定义功能；

3、 工作流程要具有事前提醒、预警、警告功能，既而实现工作流程的督办、催办、异常处理和事后工作质量的考评；

4、 在用户操作界面，系统需要具有待办事务的窗口，当用户登录后自动显示该用户待办工作的内容，方便用户操作；

三、加强人员技能培训力度，提高员工综合素养，努力实现管理持续改进和优化提升。

管理体系建设应坚持“以人为本”，充分发挥人的主观能动性，达成“人本管理”的目标。要知道，管理体系建设的最终目的应是利用管理科学的规范化，以发挥人的潜能，提高人的职业素质与执行力。

同时，管理体系也需要进行不断的维护更新版本，以适应行业变化发展的需要。适应于管理体系的持续改进与发展， 信息系统应具有以下几点功能：

1、 提供对质量体系iso三体系认证的目录管理和版本管理，适应管理工作中由不断创新而带来的标准iso三体系认证的管理；

2、 系统应提供对工作过程中各人员、岗位操作的情况进行统计分析，通过数据分析为工作流程的持续改进提供辅助依据，如某项工作经常发现超时，那么可能是时间限制设置的不准确等；

3、 系统应具有员工交流沟通的平台，对于有价值的信息、思路（知识）要实现信息的发布和共享。

让体系也能信息化管理

如今， 实现质量管理体系的信息化已经成为了一种趋势，一种先进的管理理念。

建立信息化系统实现有效运行，对企业质量管理体系的维护及运行，对ISO标准的贯彻实施，达到企业iso三体系认证服务质量的提升，顾客满意的提高以及质量成本的大幅下降均具有颠覆性的意义。

但是信息化系统的建立过程需要付出相应的人力培训成本，系统建立与维护成本以及相应的时间成本。

面对这些成本付出与预期可得的收益，做为企业最高管理者对此类问题必须认真核算与衡量，做到从规划开始按PDCA循环有步骤，有对策的依次推进信息化系统的建立与有效运行才行。

目前诸多企业在信息化过程中一直存在以下困扰及痛点：

·  体系建设、运行及维护投入大

·  办理及维护管理信息化系统成本高

·  业务流程管控不到位，绩效提升难

·  体系多，iso三体系认证多，交叉多，标准化困难

·  iso三体系认证的发放体制混乱，有效iso三体系认证难获取

·  iso三体系认证内容、格式、版本管控失效

·  业务流程与体系标准要求结合不紧密

·  其他认证机构业务流程固化、效率低、优化困难

·  多体系不兼容导致流程重复，运行困难

·  应对外审时一问三不知

·  临时补充外审资料工作量大

·  纸质iso三体系认证和单据录入效率低

·  体系贯标靠咨询，运行含金量不佳

·  体系管理与业务流程严重脱节

·  体系运行工作独角戏现象普遍

……

如果你还在为以上问题困扰的话，那么现在你可以解放了。

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其优势可归纳为以下几方面：

1、从技术方面来看：SaaS是简单的部署，不需要办理任何硬件，刚开始只需要简单申报即可。企业无需再配备IT方面的专业技术人员，同时又能得到最新的技术应用，满足企业对信息管理的需求。

2、从投资方面来看：企业只以相对低廉的“年费”方式投资，不用一次性投资到位，不占用过多的营运资金，从而缓解企业资金不足的压力；不用考虑成本折旧问题，并能及时获得最新硬件平台及最佳解决方案。

3、从维护和管理方面来看：由于企业采取租用的方式来进行物流业务管理，不需要专门的维护和管理人员，也不需要为维护和管理人员支付额外费用。很大程度上缓解企业在人力、财力上的压力，使其能够集中资金对核心业务进行有效的运营；SaaS能使用户在世界上都是一个完全独立的系统。如果您连接到网络，就可以访问系统。

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